Wanneer incasso inschakelen?

Incasso is een manier om een betaling te innen of vorderen van een klant als ondernemer of bedrijf. Onder het begrip kun je het innen van geld of het innen van openstaande vorderingen verstaan. Er zijn verschillende soorten: een eenmalige-, of automatische-incasso, SEPA-incasso of de incassering van openstaande factuur waarvan de betaaltermijn is verstreken.

Dit laatste gebeurt wanneer uw klanten niet kunnen of willen betalen. Hoe lang wacht u voordat de klant eindelijk de rekening betaalt? Wanneer is het tijd om een incassobureau in te schakelen? Bekijk tips deze en alles wat u moet weten over niet betalende klanten op incasso-gids.be

Wat is incasso?

Een incassobureau is een onderneming dat u bijstaat met het innen van openstaande vorderingen bij uw klanten. Incassobureaus werken vaak op basis van no cure no pay en u heeft de keuze om incidenteel gebruik te maken van de diensten of in abonnementsvorm. De vergoeding bestaat doorgaans uit een percentage van de opgehaalde schuld. Ook zijn er incassobureaus in België die de hele vordering voor een lager bedrag van u overkopen. Het proces van incasso verloopt in verschillende stappen.

Allereerst moet u het incassobureau het dossier toesturen. Hoe u dit doet is afhankelijk van het aantal wanbetalers. Bij een aantal onbetaalde facturen kunt u per debiteur een overzicht sturen. Bij een groot aantal wanbetalers kan het de moeite waard zijn om het incasso-proces enigszins te automatiseren door bijvoorbeeld maandelijks een spreadsheet door te sturen naar het incassokantoor. Ook bestaat er gespecialiseerde software voor de eenvoudige communicatie over de dossiers. Deze kan gekoppeld worden aan uw boekhoudprogramma.

Wanneer is incasso mogelijk?

U kunt een incassokantoor of gerechtsdeurwaarder inschakelen nadat de wettelijke betalingstermijn op uw facturen is vervallen. In de meeste branches geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum. U kunt hier zelf andere afspraken met uw klanten over maken afhankelijk van uw sector.

Bij diensten is een betaling binnen 30 dagen na factuurdatum gebruikelijk, terwijl in de bouw of overheid vaak met betalingstermijnen tot 60 dagen na factuurdatum wordt gewerkt. Als u zelf een betalingstermijn kiest van bijvoorbeeld 14 dagen en dit aan uw klanten communiceert zijn deze niet verplicht om zich hier aan te houden, maar moeten ze wel binnen 30 dagen de factuur voldoen.

Incasso en gerechtsdeurwaarder: wat is het verschil?

U kunt ervoor kiezen om een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder in te schakelen om onbetaalde facturen te innen. Het verschil is dat een incassobureau openstaande vorderingen enkel kan innen door middel van het zogeheten minnelijke traject. Dit bestaat uit aanmaningen en eventueel telefonisch contact met de debiteur. Het incassokantoor kan dus geen dagvaarding of dwangbevel uitvaardigen. Vaak wordt er eerst gekozen voor een samenwerking met een incassobureau. Als de schuldenaar hier niet op reageert kunt u een gerechtsdeurwaarder inschakelen.

De mogelijkheden van de deurwaarder reiken een stuk verder. Op het moment dat u een deurwaarder inschakelt ontvangt de schuldenaar een dagvaarding en moet deze voor de rechter verschijnen. In de brief staan de datum en het tijdstip waarop de wanbetaler in de rechtbank verwacht wordt. De rechter bepaalt wat de vervolgstappen zullen zijn. Dit kan bijvoorbeeld een beslagname van de inboedel zijn om een gedeeltelijk loonbeslag.

Werking incassobureau

Het incassotraject begint met de eerder genoemde minnelijke invorderingsprocedure. Het incassobureau stuurt een eerste aanmaning naar de schuldenaar. De reacties hierop worden door de incasseerder opgevolgd en na eventueel overleg met uzelf beantwoord. In reactie hier op kunnen incassokantoren de debiteur een voorstel doen tot een afbetalingsplan. Aan het begin van de procedure spreekt u met het incassokantoor af hoever deze mogen gaan zonder uw goedkeuring. Wanneer er geen reactie komt op de eerste aanmaning, komt er een tweede aanmaning en wordt de debiteur indien nodig telefonisch gecontacteerd.

Levert de minnelijke procedure niets op? Dan moet er een evaluatie van het dossier gemaakt worden, waarbij onder andere de reacties van de wanbetaler en zijn reputatie worden meegenomen. Vervolgens wordt bepaalt of het dossier wordt afgesloten of er tot een dagvaarding over wordt gegaan.

Wanneer incassokosten betalen?

De kosten voor het incassobureau en de eventuele deurwaarder worden verhaald op de schuldenaar. Deze kosten kunnen flink oplopen, zeker in het geval van een gerechtelijke deurwaarder. Zo bestaan de kosten uit de kosten voor dagvaarding, beslaglegging, eventuele ontruimingskosten en de executieverkoop. Bedenk van tevoren hoe groot de kans is dat de schuldenaar dit gaat betalen en of de opbrengst groter is dan de kosten, want wanneer de schuldenaar de kosten niet kan betalen zult u moeten instaan voor alle kosten.

U heeft geen garantie dat de deurwaarder erin slaagt om de kosten bij de debiteur te innen.