Comment gérer le stockage des document administratifs ?

La gestion des documents administratifs au sein d’une entreprise ne doit jamais être prise à la légère, car elle représente l’organisation ainsi que le contrôle de l’ensemble des documents ainsi que les autres données dont la boîte a besoin exercer son activité. Ces documents peuvent être sous forme de papiers ou numérique, mais avec le principe de dématérialisation qui devient de plus en plus en vogue à l’heure actuelle, la gestion est numérique est la plus prisée. Voici tous les détails sur ce sujet.

Focus sur les enjeux de la gestion des documents

Une entreprise se doit de gérer ses documents de manière la plus efficace étant donné qu’une mauvaise gestion peut conduire à la perte des informations importantes. Dans les pires de cas, cela peut être la cause de la faillite de l’entreprise. Raison principale pour laquelle, il est crucial d’avoir une gestion de documents bien organisée afin que le personnel puisse accéder à ces documents facilement et à tout moment lorsqu’il en a besoin.

Bien que cela ne paraisse pas évident pour certains professionnels, une bonne gestion peut aider l’entreprise à améliorer sa performance. Mais pour que la gestion en question soit efficace, il faut d’abord que celle-ci soit intégrée dans la stratégie de l’entreprise.

Par exemple, l’entreprise peut mettre en place un système de classement d’archivage par ordre d’importance, par thème ou encore par date. Ce mode de classement permet alors au personnel de l’entreprise de retrouver facilement et beaucoup plus rapidement un document en particulier.

D’ailleurs, avec l’arrivée des solutions d’archivage à la pointe de la technologie, le classement du document permet également d’optimiser l’espace de travail tout en évitant par la même occasion l’accumulation de documents. Dans d’autres sens, c’est aussi un moyen de sécuriser les documents importants des vols ou d’éventuels incendies.

La GED ou Gestion Electronique des Documents

Ces dernières années, les entreprises désireuses de faciliter la gestion de documents se laissent séduire par la GED qui est d’ailleurs au cœur de la tendance à l’heure actuelle. Pour faire simple, il s’agit d’un système informatisé de gestion de documents dont les avantages sont multiples. La mise en place de la GED au sein d’une entreprise permet en effet une baisse des budgets alloués au papier. Puisqu’il suffit juste de scanner les documents pour ensuite les imprimer, les papiers perdent totalement leur utilité.

Mais le principal avantage réside surtout sur le gain de temps considérable qu’elle propose. Si avant, on passe des heures dans l’entrepôt à la recherche d’un document administratif en particulier, désormais, quelques clics suffisent à trouver un document qui date.

Par ailleurs, la dématérialisation réalisée grâce à la GED permet une optimisation de l’espace de travail. Nullement besoin d’investir dans un lourd meuble très encombrant, un seul ordinateur équipé par un logiciel fera l’affaire.

Enfin, cette solution permet une communication et une transmission des documents plus rapide.

Comment fonctionne la GED ?

L’utilisation de la GED se fait généralement en 4 étapes. Dans un premier temps, il faut commencer par l’acquisition des documents, c’est-à-dire à numériser l’ensemble de tous les documents. Pour cela, vous aurez besoin de faire recours à un logiciel informatique ou un réseau informatique selon vos besoins.

Ensuite, il faut se lancer dans le classement des documents en fonction de la description ainsi que le contenu des documents en question. Le classement se fait alors par type de documents, par auteur, intitulé, source, date, mots-clés, etc.

Vient ensuite le stockage des documents qui consiste à stocker les documents en question sur le réseau informatique de l’entreprise. Cela fait, il reste la diffusion des documents qui consiste à rendre les documents accessibles à l’ensemble du personnel. Cette diffusion se fait généralement via intranet ou via mail.