Comment organiser son agenda professionnel ? Nos conseils et méthodes

Grande ou petite entreprise, dirigeant ou salarié, quels que soient notre structure d’évolution professionnelle et notre statut, il est primordial de planifier notre agenda afin d’accroître notre productivité et d’optimiser notre temps.

L’agenda est un outil qu’on utilise au quotidien pour gérer le temps qu’on dispose, mais ne fait pas de nous un génie dans la gestion de notre temps. Voici quelques astuces et conseils pour vous aider à servir votre agenda.

Planification de l’essentiel

planification

Il n’est pas toujours facile de vous concentrer sur l’essentiel de votre programme du jour. Et pourtant, pour avoir le bon rythme professionnel, il convient d’identifier en premier lieu vos priorités. Cela vous évite ainsi de reporter au lendemain les autres choses que devez normalement finir aujourd’hui.

Pour vous aider à déterminer les essentiels à mettre dans votre agenda, en premier lieu, listez les incontournables selon leur dimension d’urgence. En deuxième, planifiez les importantes taches à faire. Et en troisième, prenez note des taches intéressantes pour finir votre journée. Listez les taches « sans valeur ajoutée » comme les règlements des dossiers administratifs qui ne sont pas prêchés.

Le choix de l’agenda

Pour planifier votre temps de travail, vous aurez le choix entre deux types d’agendas à savoir la version numérique et la version papier, mais vous pourrez aussi utiliser les deux à la fois.

Pour la version numérique, on vous conseille par exemple d’utiliser le Google Agenda. C’est très pratique avec le système de synchronisation automatique entre vos appareils numériques. En optant pour cet agenda numérique, vous pourrez publier des événements publics ou personnels, sauvegarder automatiquement vos données via le compte Google, inviter des collaborateurs à un événement et envoyer des rappels en ligne. De plus, l’agenda vous rappelle automatiquement 30 minutes avant les programmes enregistrés pour que vous soyez plus en retard ou que vous ne ratiez plus vos rendez-vous.

Si vous optiez pour la version papier de l’agenda, on vous conseille d’utiliser de différentes couleurs pour différencier les rendez-vous et les tâches à réaliser. Et bien sûr, il est impératif de toujours séparer l’agenda personnel du professionnel. Vous pourrez aussi partager votre agenda avec les clients et les salariés pour qu’ils sachent votre disponibilité.

L’utilisation d’un seul agenda

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Les professionnels ont parfois de mauvaises habitudes en éparpillant leurs obligations sur de nombreux agendas différents. Certaines personnes écrivent leurs taches au quotidien sur leur smartphone, puis sur leur agenda traditionnel et même parfois, sur leur bloc-notes au bureau.

Par conséquent, elles se retrouvent avec de différents agendas et ont de la difficulté à différencier les obligations essentielles ou à gérer leurs temps puisque les taches ne sont pas centralisées. L’astuce pour l’utilisation optimale de votre agenda est de choisir un seul agenda principal. Cela vous permet facilement de mettre en ordre les événements importants dans votre vie. L’utilisation d’un agenda unique vous permet également d’établir un emploi du temps.

Si vous aviez choisi d’utiliser un agenda en papier, considérez l’outil comme votre agenda principal. Évitez de prendre note dans d’autres supports. Si vous optez pour un agenda numérique, évitez de noter vos obligations dans d’autres types d’agendas pour éviter de perdre les notes. Cependant, à l’intérieur de l’agenda numérique, vous pourrez avoir des agendas partagés et des agendas secondaires qui sont facilement accessibles à partir de l’agenda principal. Ces outils vous permettent de noter vos obligations au quotidien selon son importance et sa durée de réalisation.

Par exemple, vous pourrez noter dans l’agenda secondaire vos programmes personnels et dans les agendas partagés les rendez-vous professionnels qui ne sont pas dans l’obligation pour la semaine.